A reengenharia é uma ferramenta de gestão que visa a reestruturação profunda do modo como uma empresa executa o seu trabalho no dia a dia com o objetivo de obter melhorias em seu desempenho. Entre as possíveis melhorias estão a redução nos custos, o aumento na qualidade oferecida aos clientes e uma maior competitividade no mercado.
A reengenharia trabalha na revisão dos processos de uma empresa para que se tornem mais efetivos e eficientes, ou seja, que alcancem melhor os resultados desejados utilizando menos recursos.
Isso significa que, ainda que continue oferecendo os mesmos produtos ou serviços, a empresa irá rever a forma como os produz, simplificando procedimentos, corrigindo erros, eliminando desperdícios e se livrando de procedimentos obsoletos, por exemplo.
A reengenharia pressupõe grandes mudanças. Ou seja, a criação de processos totalmente novos, praticamente uma reinvenção da forma de trabalhar da empresa. O termo, portanto, não se encaixa às empresas que pretendem fazer apenas alguns ajustes para aprimorar sua performance.
Muitas vezes, a reengenharia exige uma revolução na cultura organizacional da empresa como um todo, com a revisão de hábitos, linguagens, modelos de conduta e formas de hierarquia, de liderança e de relacionamento com os funcionários, por exemplo.
Entre as razões que podem levar uma organização a optar por um processo de reengenharia estão:
- A perda de clientes ou a dificuldade em conquistar novos
- A necessidade de reivenção para enfrentar um aumento na competição
- A verificação de que houve uma diminuição nas margens de lucro
- A necessidade de repensar a missão e os objetivos de negócio devido a mudanças no mercado
- A constatação de que a companhia não acompanhou os avanços tecnológicos
Etapas da reengenharia
Um projeto de reengenharia costuma mostrar seus resultados em um período entre 2 e 4 anos e é implementado em etapas:
Preparação
Se uma empresa conclui que precisa fazer a reengenharia de seus processos, o primeiro passo é criar uma equipe para desenvolver esse projeto de mudança. Essa equipe poderá ser formada tanto por funcionários da própria empresa, que serão temporariamente desligados de suas funções, como por consultores externos, que podem trazer novos olhares.
Nessa fase é feita uma análise inicial para identificar os objetivos que a empresa quer alcançar após o término do projeto de reestruturação.
Mapeamento de processos
A primeira tarefa da equipe responsável pela reengenharia é mapear e analisar de forma minuciosa e crítica todos processos adotados pela empresa, para encontrar falhas e analisar seu impacto na qualidade dos serviços e nos custos.
Alguns autores defendem que, para que haja uma mudança realmente radical, esse mapeamento não é necessário, ao contrário: criar novos processos do zero ajudaria a fomentar a criatividade.
Redesenho de processos
Após a identificação das prioridades e oportunidades de melhoria, tem início uma busca de alternativas para a rotina atual. Um dos mecanismos dessa busca é o benchmarking, que é a comparação dos processos e desempenhos da empresa com os de outras companhias.
O processo de benchmarking não precisa necessariamente se limitar às empresas concorrentes, uma vez que ideias de sucesso adotadas em outros setores podem ser adaptadas para o alcance dos objetivos estabelecidos.
Depois de se identificar possíveis soluções, a equipe deverá analisar a viabilidade de sua implementação, por exemplo, considerando fatores como o tempo e o custo envolvidos.
Implementação das mudanças
É a etapa de transição dos antigos processos para os novos. Esta fase depende do alinhamento entre estrutura organizacional, tecnologia de informação e procedimentos da organização. Conseguir o engajamento dos colaboradores da empresa no processo de mudanças é um dos principais desafios desta etapa.
Melhoria contínua
Após a reengenharia, passa a ser necessário monitorar os resultados da ação implementada, para verificar se houve progressos e onde a reformulação não foi bem sucedida.
Ferramentas essenciais da reengenharia
A reengenharia está intimamente ligada à inovação e, consequentemente, às tecnologias da informação. Durante o processo de reengenharia, a tecnologia de informação serve de apoio às equipes que estão reformulando os processos, auxiliando na comunicação e na formação dos recursos humanos para a adoção das novas práticas.
Ela também poderá ser usada, durante a implantação dos novos procedimentos, para reduzir a necessidade de trabalho humano em alguns processos, captar dados que permitam uma melhor análise dos resultados, eliminar intermediários, ajudar a coordenar tarefas, dentre outras funções.
Outro fator-chave no processo de reengenharia é a motivação dos recursos humanos. Para uma transformação radical nos processos de uma organização, é fundamental que sejam feitos investimentos na formação e na comunicação com os colaboradores, para que eles não apenas compreendam a necessidade de mudanças, mas também aceitem sua implementação e participem ativamente no processo.
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