O que é Kanban?
Kanban é um sistema de gestão visual de tarefas, utilizado inicialmente no controle de estoque pelo sistema puxado de produção industrial.
É um quadro preenchido com cartões que mostram o status de cada tarefa e associam com o que deve ser executado nas etapas anteriores e posteriores.
Em japonês, o termo kanban quer dizer cartão ou sinalização. No Brasil, kanban também pode ser chamado de gestão visual.
Criado pela empresa japonesa Toyota, o sistema kanban era integrado à metodologia Just in Time. Combinadas, estas duas técnicas garantiam maior controle no processo produtivo, reduzindo perdas e erros.
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Hoje o kanban é associado também aos métodos ágeis de desenvolvimento de software, como o scrum, simplificando a sistematização da demanda e distribuição entre a equipe.
Tipos de Kanban
Dentro do processo industrial, os cartões podem ser divididos em três tipos:
- Kanban de Produção: São os cartões utilizados para especificar a quantidade a ser produzida pelo processo anterior para repor o utilizado.
- Kanban de Retirada: São os cartões que especificam as quantidades a serem retiradas pelo processo seguinte.
- Kanban do fornecedor: Cartões com a identificação de quanto deve ser solicitado ao fornecedor de suprimentos,com a hora da entrega, para garantir a integração com o sistema just in time da fábrica.
Como funciona o sistema Kanban?
Adotar a gestão de processos com kanban pode ser uma solução eficaz dentro de qualquer empresa. Dos métodos ágeis, é a mais fácil de implementar e que pode se adaptar a maior parte das culturas empresariais.
Basta um quadro branco e alguns blocos de posts its para começar a organizar. Cria-se colunas conforme os processos, como por exemplo: "Por Fazer". "Fazendo", e "Feito".
Cada demanda ou pauta é um post it e deve ser encaminhada à coluna de status correspondente. Por exemplo, um lote de suprimentos chegou do fornecedor hoje e deve ser organizado. Esta demanda é preenchida em um post it e situada na coluna "Por Fazer". No momento em que alguém pegar aquela função para executar, transfere à coluna "Fazendo". Ao concluir troca para "Feito". Na próxima semana, quando chegar o novo lote, o post it volta para a coluna inicial "Por fazer", e assim sucessivamente.
No post it, ou cartão, devem ir informações claras e simples sobre a demanda, como a data em que foi solicitada, o responsável pela criação daquela pauta, uma identificação numeral ou um código qualquer que identifique em um banco de dados a totalidade das demandas (pode ser uma simples tabela de excel com os códigos, a demanda, data inicial e data final).
Este tipo de organização dos processos facilita a comunicação entre equipes, quando a mesma tarefa deve ser executada por mais de um grupo em etapas diferentes. Usando o mesmo exemplo do recebimento de um lote de suprimentos, no caso de uma empresa grande é provável que mais processos estejam envolvidos, como "verificar quantidades", "armazenar", "catalogar", entre outras ações. E umas podem ser feitas pela equipe de logística, outras pelo estoquista, e etc. Utilizando um kanban, todas as equipes conseguem visualizar o status do trabalho dos colegas e sabem exatamente quando precisam começar seu trabalho naquela tarefa.
Vantagens e desvantagens do Kanban
Aplicar o kanban facilita o trabalho em equipe, organizando as demandas compartilhadas. Também permite a visualização do quadro geral de fluxo do trabalho, indicando exatamente onde estão os gargalos no trabalho, com transparência. Funciona igualmente na identificação de desperdícios.
É eficaz na limitação do trabalho em andamento, ao visualizar no quadro o quanto de demanda está por entrar na pauta e o quanto está sendo executada ajuda o gestor a gerenciar as equipes e perceber excessos, atrasos ou erros, e corrigí-los de forma a evitar sobrecarregar a equipe. Ou seja, pode ser uma medida do fluxo de trabalho.
Por outro lado, se não há disciplina entre os colaboradores para abastecer o quadro, não há como organizar da forma adequada o kanban. E também no caso de processos não lineares, que apresentam instabilidades ou pedidos emergenciais frequentes, são mais difíceis de serem organizados por este sistema.
Kanban Eletrônico
O Kanban eletrônico, também chamado kanban online ou e-kanban, são softwares de gestão visual que utilizam o mesmo conceito dos quadros japoneses, mas inteiramente virtuais.