O plano de ação é uma ferramenta de gestão empresarial que tem como base a elaboração de uma lista com todos os passos necessários para atingir um determinado objetivo. Além de desdobrar a tarefa em etapas, um bom plano de ação também prevê quem irá executar cada atividade, em qual prazo e com quanto de orçamento.
O primeiro passo para montar um plano de ação de uma empresa é definir com clareza o objetivo a ser atingido. Esse objetivo pode ser, por exemplo, a concretização de um projeto específico, a realização de um evento ou outra atividade que não faça parte do dia-a-dia comum da organização.
Elaborar um plano de ação empresarial é essencial para uma boa gestão do tempo, dos recursos e da equipe. Os planos de ação garantem que as atividades sejam realizadas de forma organizada, permitindo que a meta definida seja cumprida com sucesso, de modo eficiente e eficaz.
Como fazer um plano de ação - Passo-a-passo
Após a definição do objetivo, a aplicação de um plano de ação pode ser dividida em três etapas:
1. Planejamento
É a fase em que se monta a estrutura do plano de ação. Nela, serão identificadas quais as etapas necessárias para o alcance da meta, além de elaborado o cronograma, a divisão de tarefas e o planejamento orçamentário.
Na fase de planejamento, podem ser ser realizados brainstorms com a equipe que participará do projeto para garantir que nenhum detalhe está sendo esquecido. A fase de planejamento se encerra com a finalização da planilha que serve de base para a execução do plano de ação, de acordo com o modelo adotado (veja algumas opções mais abaixo).
2. Execução e monitoramento
Nesta etapa, a equipe responsável pela execução da atividade põe as mãos na obra. O objetivo do gestor, nesse caso, é garantir que o plano de ação seja seguido, cobrando o cumprimento dos prazos e das metas estabelecidos.
Esse passo exige ainda uma boa comunicação entre todos os participantes no projeto. O gestor precisa estar ciente no caso do surgimento de problemas que impeçam o plano de ser cumprido conforme o planejado, a fim de tomar as decisões necessárias para contornar os imprevistos. A etapa de execução termina quando o projeto é concluído.
3. Encerramento e análise
Muitas vezes negligenciada, a fase final do plano de ação é muito importante para o crescimento da organização. Nela, é feita uma análise de como o plano de ação se comportou na usa aplicação prática.
O gestor da empresa e a equipe envolvida deve usar esse momento para se fazer questões como: Os prazos foram suficientes? Eles foram cumpridos? Alguma etapa para o alcance do objetivo tinha sido esquecida? Essa reflexão permite que sejam identificados erros de planejamento, que deverão ser corrigidos em exercícios futuros.
4. Modelos de plano de ação
Não existe um único modelo de plano de ação. O método mais famoso para o desenho de um plano de ação é o 5W2H. No entanto, ele pode ser utilizado conjuntamente ou ser substituído por outras ferramentas.
5. Planilha simples
O jeito mais básico de elaborar um plano de ação é montando uma planilha simples para o acompanhamento do projeto. O modelo simplificado não é o ideal para projetos muito complexos, cujas etapas podem ter que ser divididas em sub-etapas, mas ele é bastante útil e de fácil compreensão.
A planilha básica é uma tabela que contém simplesmente as tarefas necessárias para o alcance do objetivo, com prazo, nome do responsável e um espaço para atualizar seu andamento, além de espaço para observações.
Modelo básico de plano de ação
| Tarefa | Data | Responsável | Andamento | Observações |
|---|---|---|---|---|
Essa planilha pode ser adaptada de acordo com as necessidades do gestor. Por exemplo, se para alcançar o objetivo é essencial um esquema que priorize a comunicação entre a equipe, é possível incluir na tabela a matriz RACI, uma ferramenta de gerenciamento de equipes. Se o cumprimento dos prazos for muito importante, o campo da data pode ser desmembrado, deixando em destaque se a tarefa foi cumprida ou se está atrasada.
Modelo de plano de ação 5W2H
Este é um dos mais utilizados modelos de plano de ação. A 5W2H é uma ferramenta de gestão que desdobra as atividades por meio da resposta a sete perguntas simples. Quando aplicada a um plano de ação, cada uma dessas perguntas fica no topo de uma planilha, permitindo desenhar de forma simples e com clareza a estratégia de alcance do objetivo.
Essa primeira linha da tabela deve ser preenchida com as perguntas que, na sua versão em inglês, correspondem aos 5Ws e 2Hs que dão nome à ferramenta:
- O quê? (What?): Nessa coluna são listadas cada uma das etapas para o alcance do objetivo
- Por quê? (Why?): Explica a importância de executar essa tarefa
- Onde? (Where?): Mostra onde a ação será executada
- Quando? (When?): Estipula o período e o prazo para a realização da tarefa
- Quem? (Who?): Indica quem é o responsável pela execução
- Como? (How?): Detalha a forma como se espera que a tarefa seja colocada em prática
- Por quanto? (How much?): Mostra o orçamento disponível
Para uma melhor visualização de como a 5W2H funciona, montamos um exemplo para o objetivo de organizar o jantar de final do ano de uma empresa. A tabela foi preenchida com apenas algumas das tarefas necessárias para atingir essa meta.
Organização do jantar de final de ano
| O quê? | Por quê? | Onde? | Quando? | Quem? | Como? | Por quanto? |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Enviar convites para os colaboradores | É necessário que todos reservem a data | n/a | 30/10 | Juliana | Os convites serão enviados por e-mail, com pedido de confirmação de presença. Será apenas um save the date, porque a escolha do local depende do número de participantes | n/a |
| Confirmar a presença dos convidados | É preciso saber o número de participantes para reservar a mesa e prever o custo do jantar | n/a | 31/10 a 15/11 | Juliana | Deverão ser reunidas as confirmações de presença por e-mail. É preciso reforçar o convite a quem não confirmou para aumentar a adesão e evitar inscrições de última hora | n/a |
| Fazer a reserva do restaurante | Muitas empresas fazem eventos no final de ano, o que reduz a disponibilidade de mesas, e precisamos garantir que teremos um espaço agradável | No bairro onde fica a sede | Até 20/11 | Márcia | Visitar alguns locais na vizinhança para escolher o que mais se adapta ao número de convidados e ao orçamento disponível | R$ 100 por pessoa |
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