O que é delegação na administração?

No mundo corporativo, delegação é a atribuição a um subordinado da responsabilidade de planejar, decidir ou executar uma tarefa. O ato de delegar é sempre exercido por uma autoridade, ou seja, por um superior do colaborador escolhido para receber a missão.

A boa delegação exige a escolha de uma pessoa qualificada para assumir as novas atribuições, que deve estar plenamente de acordo com o aumento de suas responsabilidades. Além disso, é preciso que haja uma comunicação perfeita entre o líder e o funcionário. O líder precisa ter a certeza de que a tarefa atribuída tem condições de ser executada e deve acompanhar seu andamento de perto, sobretudo na fase inicial da transferência de poder.

É importante sublinhar que uma autoridade delega apenas tarefas, não responsabilidades. Ao transferir poder para um subordinado, o líder continuará responsável pela tarefa perante os seus superiores, devendo prestar contas a eles. O processo de delegação, portanto, demanda consciência sobre a possibilidade de ter de responder por erros cometidos por subordinados.

Por que delegar é importante?

Delegar tarefas é essencial para as empresas que buscam o crescimento. Ela permite que os líderes assumam responsabilidades maiores, evitando que fiquem sobrecarregados com atividades que podem ser exercidas por outras pessoas.

A delegação também contribui para aumentar a descentralização da gestão. Isso porque ela aumenta a importância do subordinado e evita a concentração da autoridade nos postos mais altos da organização, distribuindo ao menos parte do poder de decisão.

Etapas da delegação

No processo de delegação administrativa, podemos identificar quatro etapas.

A primeira corresponde à definição de metas, ou seja, a autoridade determina e comunica com clareza o que espera de quem recebeu a delegação.

A segunda etapa é a delegação da permissão para agir, que é o momento em que o líder concede a seu subordinado a autoridade para praticar os atos necessários para cumprir as metas, incluindo assumir compromissos e empregar recursos.

Posteriormente, ocorre a obrigação de executar. Ela corresponde à ação do subordinado, que deverá assumir a responsabilidade de cumprir as tarefas que lhe foram delegadas da melhor forma possível. Cabe a ele também prestar contas dos resultados.

Por fim, a delegação cria a obrigação de avaliar a execução da tarefa, cuja responsabilidade é da autoridade que a delegou. A autoridade deve acompanhar o andamento da execução da tarefa, cobrando a prestação de contas, e avaliar os resultados.

Monitoramento da delegação

É importante que o líder faça um monitoramento sistemático do processo de transferência de atribuições durante sua execução. Esse acompanhamento é essencial não apenas para garantir que a tarefa saia conforme o planejado, mas também para fazer com que o subordinado sinta que tem apoio e ganhe confiança para assumir uma maior autonomia.

O monitoramento pode ser diário, semanal ou nos intervalos mais adequados à tarefa em questão e à experiência do subordinado que assumiu a responsabilidade. Em cada encontro, o líder deve ouvir como está o andamento do processo e as dificuldades encontradas e, em contrapartida, dar orientações.

Conforme o superior e o subordinado forem adquirindo confiança, o intervalo do acompanhamento deve aumentar até a transferência completa do poder.

Como delegar de forma eficaz?

  • Verifique se o subordinado já não está sobrecarregado e se consegue receber novas atribuições
  • Não delegue uma mesma tarefa para dois subordinados nem para o subordinado de outra pessoa
  • Dê instruções claras e precisas sobre o que espera da tarefa
  • Garanta que o colaborador entenda por que a tarefa deve ser feita de determinada maneira
  • Ao fazer a delegação da tarefa, faça também a delegação de autoridade, ou seja, conceda ao subordinado o poder de tomar decisões
  • Se verificar que algum problema se repete ao longo da execução, discuta-o com o subordinado
  • Ouça as ideias e sugestões trazidas
  • Transmita confiança ao subordinado
  • Não deixe de fazer críticas quando julgar necessário, mas busque destacar sempre os pontos positivos do trabalho
  • Se precisar criticar o desempenho do colaborador, não faça isso na frente de outros funcionários e não o ameace
  • Saiba recompensar bons desempenhos

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