Ferramentas de análise de risco

As ferramentas de gestão e análise de risco são metodologias e técnicas utilizadas no ambiente corporativo para avaliar os riscos inerentes a um projeto ou processo de trabalho já em andamento. Elas auxiliam na tomada de decisões e permitem que sejam adotadas medidas preventivas para evitar problemas ou reduzir seu impacto sobre funcionários, equipamentos, instalações e processos.

Não existe um único método para fazer a análise de risco de um projeto ou operação. O que existe são técnicas que podem ser selecionadas e combinadas de acordo com as necessidades dos gestores.

Cada ferramenta possui indicações específicas, pontos fortes e fracos. Algumas são mais adequadas para avaliar as causas de um problema, outras as suas consequências. Conheça algumas das técnicas mais utilizadas no processo de gestão e análise de risco.

‘What if’

A expressão “What if” é traduzida como “E se” em português. Essa é uma ferramenta bastante simples e de fácil compreensão pelos funcionários. Ela costuma ser utilizada como o primeiro passo na identificação de potenciais riscos. Após seu uso, uma análise mais profunda dos riscos e de suas causas e consequências pode ser feita com o auxílio de outras técnicas.

Esse método prevê a realização de reuniões entre colaboradores que conheçam bem o processo que será analisado. Na primeira dessas reuniões, a equipe é convidada a formular uma série de perguntas, usando a imaginação para tentar identificar todos os problemas possíveis. Todas as perguntas são formuladas em um formato que começa com a expressão “E se...”. Por exemplo:

  • E se o motor esquentar?
  • E se houver uma interrupção no fornecimento de energia?

Nas reuniões seguintes, a equipe deverá buscar respostas consensuais para as questões levantadas, apontando sua causa, consequência e recomendações para evitar o problema. A principal vantagem da ferramenta “What if” é poder fazer uma revisão bastante ampla, permitindo identificar um vasto espectro de riscos.

Análise Preliminar de Risco (APR)

A Análise Preliminar de Risco (APR), como o próprio nome diz, também é uma ferramenta de abordagem inicial, utilizada para identificar possíveis riscos quando a operação ainda não começou, ou seja, durante a fase de projeto ou no desenvolvimento de um novo produto ou serviço.

O primeiro passo na APR é identificar todas as atividades que compõem o processo que está sob análise, tentando prever todos os problemas que cada etapa pode enfrentar. Esses dados são utilizados para preencher uma tabela padronizada. A primeira coluna dessa tabela deverá descrever os riscos identificados, na segunda estarão suas possíveis causas e, na terceira, as consequências. Na quarta coluna, deverá constar a categoria do risco. Ela é dividida em três componentes:

  • Frequência: indica qual a probabilidade de esse evento ocorrer, ou seja, se é provável, razoavelmente provável, remota ou extremamente remota;
  • Severidade: aponta qual o grau de severidade das consequências do evento, que podem ser desprezíveis, marginais, críticas ou catastróficas;
  • Matriz de risco: combina a frequência e a severidade de determinado risco, possibilitando a criação de um ranking de prioridades. Quanto mais provável de ocorrer for um evento e mais graves forem as suas consequências, mais atenção deverá ser dada a esse risco. Nesse critério, os riscos podem ser divididos em desprezíveis, menores, moderados, sérios e catastróficos.

Por fim, a tabela é finalizada com uma última coluna, na qual são indicadas as ações requeridas para a prevenção do problema.

5 porquês

Essa técnica tem como objetivo chegar à causa raiz de um determinado problema, afastando as desculpas e respostas mais imediatas e superficiais. Ela consiste, basicamente, em uma sucessão indagações, similar à das crianças que estão na fase dos “porquês”.

A técnica deve ser aplicada em grupo. Primeiro, aponta-se o problema e, em seguida, passa-se ao questionamento, que só termina quando se chegar à causa raiz. Apesar do nome da técnica, não é obrigatório limitar as questões a cinco. As perguntas devem ser feitas até se entender onde está a origem do problema.

Exemplo

Problema: Os clientes do restaurante estão reclamando que a comida tem chegado fria.

  1. Por que a comida tem chegado fria? Porque o prato fica muito tempo à espera na cozinha.
  2. Por que o prato fica muito tempo à espera na cozinha? Porque o garçom está demorando para buscar.
  3. Por que o garçom está demorando para buscar? Porque o cozinheiro não avisa que o prato está pronto.
  4. Por que o cozinheiro não avisa que o prato está pronto? Porque o cozinheiro está com muito serviço.
  5. Por que o cozinheiro está com muito serviço? Porque há poucos funcionários na cozinha.

Causa raiz: Falta de funcionários na cozinha.

FMEA (Failure Mode and Effective Analysis)

Esse método foi criado pela Nasa na década de 1960, passando depois a ser adotado pela indústria automobilística e, daí, se espalhando para outros ramos. O FMEA é uma técnica de engenharia que identifica, classifica e busca eliminar as falhas em projetos ou processos antes que tenham consequências.

À semelhança de outros modelos, o FMEA começa com a identificação de todas as possíveis falhas e seus possíveis efeitos. Na etapa seguinte, uma equipe de engenheiros trabalha para criar um ranking dessas falhas. Eles deverão pontuar os riscos para determinar seu nível crítico considerando três fatores:

  • Ocorrência: Indica o quão frequente é a falha;
  • Severidade: indica o quão grave é a consequência da falha;
  • Detecção: indica a habilidade para se identificar a falha antes que ela prejudique o cliente.

A partir desses três fatores, é aplicada uma fórmula que permite dizer quais falhas são mais graves e quais são menos graves. Os riscos mais críticos devem ter prioridade na adoção de medidas preventivas.

Checklist

Como o próprio nome indica, a checklist é uma ferramenta utilizada para conferir se as medidas preventivas sugeridas pelos processos de análise de riscos estão sendo adotadas.

Ela consiste em montar uma lista com todos os riscos identificados e suas respectivas recomendações de prevenção. Ao lado de cada item, deverá ser preenchida uma coluna com “sim” ou “não”, para indicar se as medidas preventivas foram colocadas em prática.

Muito simples de ser aplicada, a checklist é bastante útil para ter uma visão geral das medidas de controle de riscos, garantindo a aplicação dos procedimentos sugeridos e permitindo identificar as necessidades de correções.

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