Como calcular a folha de pagamento

A folha de pagamento é um documento que empresas e empregadores devem produzir para calcular as remunerações dos seus empregados. Esta obrigatoriedade está prevista no Artigo 225 do Decreto nº 3.048 de 06 de Maio de 1999.

Do processo do cálculo efetuado, é entregue o holerite ao funcionário. Este documento serve para demonstrar cada parte dos rendimentos e descontos que o funcionário teve no período, além de servir como comprovativo para as duas partes.

Um holerite deve conter todas as informações organizadas com referências aos dados da empresa e do empregado, e também dos vencimentos e descontos que foram efetuados. Nestes últimos é que existe a obrigatoriedade por parte do empregador em calcular os valores devidos.

Acompanhe um passo a passo do cálculo do contracheque de um trabalhador logo abaixo.

1. Conheça o Salário de Referência e a jornada de trabalho

Em muitos casos, os trabalhadores são contratados pela empresa com um salário definido. Este valor serve como base para diversos cálculos que definem os proventos do empregado e também o seu custo para a empresa.

Da mesma forma, é preciso conhecer a jornada de trabalho em horas mensais deste trabalhador. Isto deve servir para, por exemplo, calcular o valor das suas horas extras e o respectivo Descanso Semanal Remunerado (DSR).

Para este passo a passo vamos considerar como exemplo um salário de referência de R$ 5 mil e as habituais 220 horas de trabalho no mês. Para o mês consideramos como tendo 4 domingos e 26 dias normais.

2. Defina quais são os outros proventos e descontos

Em valores fixos ou como porcentagem do salário de referência, outros rendimentos e descontos podem ser comuns nos vencimentos dos trabalhadores.

Alguns dos proventos que podem se encaixar aqui são as horas extras e DSR, adicionais de periculosidade, ajudas de custo, entre outros. Já os descontos podem existir alguns como planos de saúde ou vale-transporte.

Para o exemplo vamos considerar 15 horas extras a 50%, adicional de periculosidade (30%) e um desconto fixo de R$ 300,00 destinado ao plano de saúde do funcionário.

Os valores totais em proventos para a folha de pagamento são apresentados logo abaixo:

  • Horas extras: (5 000 ÷ 220) × 1,5 = R$ 511,20
  • DSR: (511,20 ÷ 26) × 4 = R$ 78,64
  • Adicional de periculosidade: 5 000 × 30% = R$ 1 500,00

Veja como calcular as horas extras de um funcionário

3. Calcular o desconto ao INSS

Os descontos ao INSS são calculados de forma progressiva, em diferentes faixas, até que se atinja a base calculada. Se o salário base estiver acima do teto, a contribuição é feita ao valor deste teto.

A base de referência para o cálculo são os proventos tributáveis do funcionário. A este valor é encontrado o desconto ao INSS por meio da tabela:

Tabela de contribuição INSS (2021)
Salário de contribuição Alíquota Parcela a deduzir Contribuição no teto
Salário mínimo: R$ 1.100,00 7,5% - R$ 82,50
De R$ 1.100,01 a R$ 2.203,48 9% 16,50 R$ 181,81
De R$ 2.203,49 a R$ 3.305,22 12% 82,61 R$ 314,01
De R$ 3.305,23 a R$ 6.433,57 14% 148,72 R$ 751,97

No nosso exemplo são tributáveis todos os proventos do funcionário:

  • Base INSS: 5 000 + 511,20 + 78,64 + 1 500 = 7 089,84

Como este valor passa o teto de contribuição da Previdência, o valor a ser descontado é de R$ 751,97. Caso contrário seria preciso calcular faixa a faixa até encontrar o valor a descontar.

Veja aqui como calcular os descontos ao INSS em 2021

4. Calcular o desconto ao IRRF

O Imposto de Renda é retido na fonte (IRRF), e este valor deve ser calculado na folha de pagamento. O primeiro a considerar é a sua base de cálculo, que inclui os rendimentos tributáveis, e exclui o valor descontado ao INSS e a dedução por dependentes. Em alguns casos, é possível que haja dedução do valor pago em pensão alimentícia, por exemplo.

Definida a base de referência, o cálculo do IR também é feito de forma progressiva e segue a tabela abaixo, considerando que existe uma dedução por dependentes no valor de R$ 189,59:

Tabela IRRF
Base de cálculo Alíquota Parcela a deduzir
Até 1.903,98 - -
De R$ 1.903,99 até R$ 2.826,65 7,5% 142,80

De R$ 2.826,66 até R$ 3.751,05

15% 354,80
De R$ 3.751,06 até R$ 4.664,68 22,5% 636,13
Acima de R$ 4.664,68 27,5% 869,36

Para a base de cálculo do nosso exemplo, vamos considerar que o funcionário possui 2 dependentes. Neste caso vem calculada como abaixo:

  • Base IRRF: 7 089,84 - 751,97 - 2 × 189,59 = 5 958,69

Perceba que a base de cálculo se encontra na última linha da tabela. O desconto ao IR é encontrado multiplicando pela alíquota correspondente e subtraindo a sua parcela a deduzir:

  • Imposto de Renda Retido na Fonte: 5 958,69 × 27,5% - 869,36 = 769,27

Entenda melhor como é feito o cálculo do IRRF

5. Calcular FGTS do trabalhador

O Fundo de Garantia do Tempo de Serviço (FGTS) é um dos proventos do trabalhador de carteira assinada. Este deve ser calculado sobre o salário bruto, e pago adicionalmente pelo empregador.

No caso mais comum o cálculo é feito aplicando 8% sobre o salário bruto.

Para o exemplo anterior, o FGTS recolhido em nome do funcionário é de:

  • FGTS do mês: 7 089,84 × 8% = 567,19

Este valor pode aparecer no rodapé do contracheque (holerite) do funcionário, comprovando quanto foi recolhido naquele mês. Este e todos os outros valores podem ser vistos na imagem de exemplo:

Exemplo de uma folha de pagamento