13 tipos de notas fiscais eletrônicas: saiba para que serve cada uma

Notas fiscais servem, sobretudo, para o registro das vendas ou serviços prestados, a consumidores e empresas.

Estes documentos detalham a operação e os tributos envolvidos, e sua emissão é obrigatória. Porém, por serem elaboradas de diferentes formas conforme o negócio, operação ou segmento, existem inúmeras categorias de notas fiscais na legislação brasileira.

A boa notícia é que o processo de emissão e entrega de notas fiscais ficou mais simples desde que foram lançadas as notas fiscais eletrônicas, contando com assinaturas digitais e reconhecimento automático das Secretárias de Fazenda (SEFAZ). Conheça abaixo os 13 tipos de NF’s deste formato.

1. Nota Fiscal Eletrônica (NF-e)

A nota fiscal eletrônica é o modelo mais comum e já tradicional da versão digital das notas fiscais. Voltada às empresas do comércio, veio para substituir os antigos modelos 1 e 1A.

NF-es são expedidas em operações de venda de produtos e mercadorias com cobrança de ICMS e IPI. Para ser emitida deve ser validada com certificado ou (assinatura) digital e por registro da SEFAZ do estado onde a empresa está registrada.

Deve, ainda, acompanhar um Documento Auxiliar de Nota Fiscal (DANFE) para circulação de mercadorias.

2. Nota Fiscal de Serviços Eletrônica (NFS-e)

A NFS-e é o documento fiscal que declara a prestação de serviços a consumidores pessoa física ou jurídica. Veio para substituir a Declaração de Serviço (nota de blocos).

Em sua maioria, engloba pequenas e médias empresas prestadoras de serviços, registradas no município, já que está relacionada à cobrança do imposto municipal ISS.

Para ser emitida dependerá do sistema eletrônico oferecido pela Secretaria do município. Outra opção é utilizar o Recibo Provisório de Serviços (RPS) e convertê-lo na prefeitura após um prazo de cerca de 10 dias.

Outro ponto é ser adotada de forma separada para cada tipo de serviço, tabelado pelo governo municipal.

3. Nota Fiscal ao Consumidor Eletrônica (NFC-e)

Usada no varejo para negócios como os supermercados e farmácias, por exemplo, as NFC-es substituem o tradicional cupom fiscal emitido por ECF (Emissor de Cupom Fiscal) e nota fiscal do tipo 2.

Seu objetivo é registrar vendas diretas ao consumidor final, permitindo confirmar a compra do consumidor e identificar os custos associados

4. Cupom Fiscal Eletrônico (CF-e)

Exclusivo de emissão digital, o cupom fiscal eletrônico é a nota entregue em estabelecimentos comerciais, como supermercados e restaurantes.

Diferente da NFC-e distingue menos detalhes sobre a compra e venda. Para ser emitido, o estabelecimento deve ter um equipamento autorizado a utilizar o ECF (Emissor de Cupom Fiscal).

5. Módulo Fiscal Eletrônico (MF-e)

O MF-e foi criado para determinar regras próprias na emissão do Cupom Fiscal Eletrônico (CF-e) no Ceará. Substitui o Emissor de Cupom Fiscal (ECF) daquele estado.

O aparelho utilizado pelos estabelecimentos também é próprio, um pouco parecido com o SAT do estado de São Paulo - equipamento criado para documentar eletronicamente as transações comerciais físicas.

O modelo próprio, adotado desde a publicação da Instrução Normativa nº 13, permite uma rápida comunicação entre a SEFAZ-CE e empresas emitentes.

6. Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e)

CT-e é o modelo de nota fiscal adotado em serviços de transporte de carga, intra ou interestadual. A tributação detalhada é do ICMS.

Além de dispensar a documentação física, veio para substituir os documentos (utilizados até 2012):

  • Conhecimento de Transporte Rodoviário de Cargas, modelo 8;
  • Conhecimento de Transporte Aquaviário de Cargas, modelo 9;
  • Conhecimento Aéreo, modelo 10;
  • Conhecimento de Transporte Ferroviário de Cargas, modelo 11;
  • Nota Fiscal de Serviço de Transporte Ferroviário de Cargas, modelo 27;
  • Nota Fiscal de Serviço de Transporte, modelo 7;
  • Conhecimento de Transporte Multimodal de Cargas – CTMC, modelo 26.

7. Manifesto de Documentos Fiscais Eletrônicos (MDF-e)

A MDF-e é utilizada por empresas que fazem transporte rodoviário interestadual ou intermunicipal com mais de uma CT-e ou NF-e, reunindo todos eles em um único documento.

Foi criado para substituir o impresso Manifesto de Carga modelo 25, obrigatório desde 2014 para empresas do ramo.

8. Nota Fiscal Complementar (NF-e Complementar)

A nota fiscal complementar é a forma de corrigir valores tributários errados, complementando a nota original como validação da operação fiscal.

Sua emissão é feita para quantidades, valores e tributos em falta da emissão anterior quando não se consegue efetuar o seu cancelamento.

9. Nota Fiscal Denegada

Nota fiscal denegada é a NF-e não faturada devido a irregularidades do emissor ou do destinatário.

Trata-se de uma classificação definitiva gerada pela Sefaz no sistema onde a nota foi entregue. Por isso, deve ser registrada pelo setor de contabilidade da empresa com o mesmo status e armazenada durante 5 anos.

10. Nota Fiscal Rejeitada

A NF-e pode também ser classificada como “rejeitada” pelo sistema da Sefaz.

Porém, diferente da nota denegada, uma nota fiscal é rejeitada por erros de dados e pode ser corrigida e submetida novamente.

11. Nota Fiscal de Exportação

Documento que identifica à Sefaz as mercadorias que estão de saída do país pela venda ao exterior. Devido aos incentivos oferecidos pelo Estado, é comum a isenção de impostos.

Este documento deve conter informações do cliente final no outro país, como o seu endereço e local de travessia de fronteira.

12. Nota Fiscal de Remessa

Esta nota fiscal permite a circulação de mercadorias ainda não vendida. É o caso, por exemplo, do transporte de produtos entre filiais ou locais onde a empresa está instalada.

Outros exemplos são a circulação de produtos para amostra grátis, brindes, doações, consertos, entre outros.

13. Nota Fiscal Avulsa (NFA-e)

A nota fiscal avulsa é a forma simples de emitir notas fiscais para não contribuintes de ICMS - não obrigados de emissão de NF-e. Entre estes está o Microempreendor Individual (MEI), mas também micro e pequenas empresas.

As regras para emissão NFA-e variam para cada SEFAZ estadual.

Sua emissão pode ser feita em dois formatos. O primeiro é o Modelo 55, utilizado na NF-e, a diferença em que a emissão e o armazenamento são apenas eletrônicos, sem arquivo de impressão. Toda a informação fica no arquivo XML da nota.

O segundo é o Modelo 1-A, no qual a nota é gerada normalmente, mas somente a versão impressa é que tem validade fiscal. Nesse caso, o comerciante deve manter corretamente a documentação.

Veja abaixo uma tabela com um resumo sobre as principais notas fiscais eletrônicas:

Documento Fiscal Sigla Quem deve emitir Quando emitir
Nota Fiscal Eletrônica NF-e Empresas que comercializam produtos e serviços Comércio de produtos e serviços
Nota Fiscal de Serviços Eletrônica NFS-e Empresas prestadoras de serviços Na cobrança por serviços prestados
Nota Fiscal Eletrônica do Consumidor NFC-e Empresas do varejo Em operações comerciais de venda presencial ou venda para entrega em domicílio ao consumidor final em operação interna e sem geração de crédito de ICMS ao comprador
Cupom Fiscal Eletrônico CF-e Estabelecimentos comerciais Sempre que houver transação comercial de produtos e serviços
Módulo Fiscal Eletrônico MF-e Estabelecimentos comerciais no estado do Ceará Sempre que houver transação comercial de produtos e serviços
Conhecimento de Transporte Eletrônico CT-e Empresas do regime Simples Nacional ou cadastradas como operadoras no sistema Multimodal de Cargas Em serviços de transporte de cargas realizados entre municípios ou entre estados da federação
Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais MDF-e Empresas emitentes de CT-e no transporte de carga fracionada e lotação; empresas emitentes de NF-e com carga própria Em casos de transbordo, redespacho, subcontratação ou substituição do veículo, do motorista, de contêiner ou inclusão de nova mercadoria ou documento fiscal
Nota Fiscal Complementar NF-e Complementar Empresas que comercializam produtos e serviços Emitida para correção de valores ou quantidades de uma NF-e anterior
Nota Fiscal de Exportação NF-E Empresas exportadoras Em operações que envolvem a saída de mercadorias, acompanhada da DU-E (Declaração Única de Exportação)
Nota Fiscal de Remessa - Empresas que comercializam produtos e serviços Em situações em que a mercadoria será transportada para fora da empresa em operações não comerciais
Nota Fiscal Avulsa NFA-e Micro e pequenas empresas, autônomos sem CNPJ, MEIs e não contribuintes de ICMS Em vendas ou prestações de serviços esporádicos
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