Notas fiscais servem, sobretudo, para o registro das vendas ou serviços prestados, a consumidores e empresas.
Estes documentos detalham a operação e os tributos envolvidos, e sua emissão é obrigatória. Porém, por serem elaboradas de diferentes formas conforme o negócio, operação ou segmento, existem inúmeras categorias de notas fiscais na legislação brasileira.
A boa notícia é que o processo de emissão e entrega de notas fiscais ficou mais simples desde que foram lançadas as notas fiscais eletrônicas, contando com assinaturas digitais e reconhecimento automático das Secretárias de Fazenda (SEFAZ). Conheça abaixo os 13 tipos de NF’s deste formato.
1. Nota Fiscal Eletrônica (NF-e)
A nota fiscal eletrônica é o modelo mais comum e já tradicional da versão digital das notas fiscais. Voltada às empresas do comércio, veio para substituir os antigos modelos 1 e 1A.
NF-es são expedidas em operações de venda de produtos e mercadorias com cobrança de ICMS e IPI. Para ser emitida deve ser validada com certificado ou (assinatura) digital e por registro da SEFAZ do estado onde a empresa está registrada.
Deve, ainda, acompanhar um Documento Auxiliar de Nota Fiscal (DANFE) para circulação de mercadorias.
2. Nota Fiscal de Serviços Eletrônica (NFS-e)
A NFS-e é o documento fiscal que declara a prestação de serviços a consumidores pessoa física ou jurídica. Veio para substituir a Declaração de Serviço (nota de blocos).
Em sua maioria, engloba pequenas e médias empresas prestadoras de serviços, registradas no município, já que está relacionada à cobrança do imposto municipal ISS.
Para ser emitida dependerá do sistema eletrônico oferecido pela Secretaria do município. Outra opção é utilizar o Recibo Provisório de Serviços (RPS) e convertê-lo na prefeitura após um prazo de cerca de 10 dias.
Outro ponto é ser adotada de forma separada para cada tipo de serviço, tabelado pelo governo municipal.
3. Nota Fiscal ao Consumidor Eletrônica (NFC-e)
Usada no varejo para negócios como os supermercados e farmácias, por exemplo, as NFC-es substituem o tradicional cupom fiscal emitido por ECF (Emissor de Cupom Fiscal) e nota fiscal do tipo 2.
Seu objetivo é registrar vendas diretas ao consumidor final, permitindo confirmar a compra do consumidor e identificar os custos associados
4. Cupom Fiscal Eletrônico (CF-e)
Exclusivo de emissão digital, o cupom fiscal eletrônico é a nota entregue em estabelecimentos comerciais, como supermercados e restaurantes.
Diferente da NFC-e distingue menos detalhes sobre a compra e venda. Para ser emitido, o estabelecimento deve ter um equipamento autorizado a utilizar o ECF (Emissor de Cupom Fiscal).
5. Módulo Fiscal Eletrônico (MF-e)
O MF-e foi criado para determinar regras próprias na emissão do Cupom Fiscal Eletrônico (CF-e) no Ceará. Substitui o Emissor de Cupom Fiscal (ECF) daquele estado.
O aparelho utilizado pelos estabelecimentos também é próprio, um pouco parecido com o SAT do estado de São Paulo - equipamento criado para documentar eletronicamente as transações comerciais físicas.
O modelo próprio, adotado desde a publicação da Instrução Normativa nº 13, permite uma rápida comunicação entre a SEFAZ-CE e empresas emitentes.
6. Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e)
CT-e é o modelo de nota fiscal adotado em serviços de transporte de carga, intra ou interestadual. A tributação detalhada é do ICMS.
Além de dispensar a documentação física, veio para substituir os documentos (utilizados até 2012):
- Conhecimento de Transporte Rodoviário de Cargas, modelo 8;
- Conhecimento de Transporte Aquaviário de Cargas, modelo 9;
- Conhecimento Aéreo, modelo 10;
- Conhecimento de Transporte Ferroviário de Cargas, modelo 11;
- Nota Fiscal de Serviço de Transporte Ferroviário de Cargas, modelo 27;
- Nota Fiscal de Serviço de Transporte, modelo 7;
- Conhecimento de Transporte Multimodal de Cargas – CTMC, modelo 26.
7. Manifesto de Documentos Fiscais Eletrônicos (MDF-e)
A MDF-e é utilizada por empresas que fazem transporte rodoviário interestadual ou intermunicipal com mais de uma CT-e ou NF-e, reunindo todos eles em um único documento.
Foi criado para substituir o impresso Manifesto de Carga modelo 25, obrigatório desde 2014 para empresas do ramo.
8. Nota Fiscal Complementar (NF-e Complementar)
A nota fiscal complementar é a forma de corrigir valores tributários errados, complementando a nota original como validação da operação fiscal.
Sua emissão é feita para quantidades, valores e tributos em falta da emissão anterior quando não se consegue efetuar o seu cancelamento.
9. Nota Fiscal Denegada
Nota fiscal denegada é a NF-e não faturada devido a irregularidades do emissor ou do destinatário.
Trata-se de uma classificação definitiva gerada pela Sefaz no sistema onde a nota foi entregue. Por isso, deve ser registrada pelo setor de contabilidade da empresa com o mesmo status e armazenada durante 5 anos.
10. Nota Fiscal Rejeitada
A NF-e pode também ser classificada como “rejeitada” pelo sistema da Sefaz.
Porém, diferente da nota denegada, uma nota fiscal é rejeitada por erros de dados e pode ser corrigida e submetida novamente.
11. Nota Fiscal de Exportação
Documento que identifica à Sefaz as mercadorias que estão de saída do país pela venda ao exterior. Devido aos incentivos oferecidos pelo Estado, é comum a isenção de impostos.
Este documento deve conter informações do cliente final no outro país, como o seu endereço e local de travessia de fronteira.
12. Nota Fiscal de Remessa
Esta nota fiscal permite a circulação de mercadorias ainda não vendida. É o caso, por exemplo, do transporte de produtos entre filiais ou locais onde a empresa está instalada.
Outros exemplos são a circulação de produtos para amostra grátis, brindes, doações, consertos, entre outros.
13. Nota Fiscal Avulsa (NFA-e)
A nota fiscal avulsa é a forma simples de emitir notas fiscais para não contribuintes de ICMS - não obrigados de emissão de NF-e. Entre estes está o Microempreendor Individual (MEI), mas também micro e pequenas empresas.
As regras para emissão NFA-e variam para cada SEFAZ estadual.
Sua emissão pode ser feita em dois formatos. O primeiro é o Modelo 55, utilizado na NF-e, a diferença em que a emissão e o armazenamento são apenas eletrônicos, sem arquivo de impressão. Toda a informação fica no arquivo XML da nota.
O segundo é o Modelo 1-A, no qual a nota é gerada normalmente, mas somente a versão impressa é que tem validade fiscal. Nesse caso, o comerciante deve manter corretamente a documentação.
Veja abaixo uma tabela com um resumo sobre as principais notas fiscais eletrônicas:
| Documento Fiscal | Sigla | Quem deve emitir | Quando emitir |
|---|---|---|---|
| Nota Fiscal Eletrônica | NF-e | Empresas que comercializam produtos e serviços | Comércio de produtos e serviços |
| Nota Fiscal de Serviços Eletrônica | NFS-e | Empresas prestadoras de serviços | Na cobrança por serviços prestados |
| Nota Fiscal Eletrônica do Consumidor | NFC-e | Empresas do varejo | Em operações comerciais de venda presencial ou venda para entrega em domicílio ao consumidor final em operação interna e sem geração de crédito de ICMS ao comprador |
| Cupom Fiscal Eletrônico | CF-e | Estabelecimentos comerciais | Sempre que houver transação comercial de produtos e serviços |
| Módulo Fiscal Eletrônico | MF-e | Estabelecimentos comerciais no estado do Ceará | Sempre que houver transação comercial de produtos e serviços |
| Conhecimento de Transporte Eletrônico | CT-e | Empresas do regime Simples Nacional ou cadastradas como operadoras no sistema Multimodal de Cargas | Em serviços de transporte de cargas realizados entre municípios ou entre estados da federação |
| Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais | MDF-e | Empresas emitentes de CT-e no transporte de carga fracionada e lotação; empresas emitentes de NF-e com carga própria | Em casos de transbordo, redespacho, subcontratação ou substituição do veículo, do motorista, de contêiner ou inclusão de nova mercadoria ou documento fiscal |
| Nota Fiscal Complementar | NF-e Complementar | Empresas que comercializam produtos e serviços | Emitida para correção de valores ou quantidades de uma NF-e anterior |
| Nota Fiscal de Exportação | NF-E | Empresas exportadoras | Em operações que envolvem a saída de mercadorias, acompanhada da DU-E (Declaração Única de Exportação) |
| Nota Fiscal de Remessa | - | Empresas que comercializam produtos e serviços | Em situações em que a mercadoria será transportada para fora da empresa em operações não comerciais |
| Nota Fiscal Avulsa | NFA-e | Micro e pequenas empresas, autônomos sem CNPJ, MEIs e não contribuintes de ICMS | Em vendas ou prestações de serviços esporádicos |